01
Capture & tri
Surveillance d'une boîte mail dédiée. Tri automatique : facture, relance, autre. Les non-factures sortent du pipeline.
Jours 1–414 heures par semaine rendues à l'équipe.
14heures / semaine
Temps opérationnel rendu sur le traitement des factures fournisseurs
Un cabinet de 5 personnes. 150 factures par semaine. Toutes traitées à la main.
150/ sem
Factures fournisseurs entrantes
92%auto
Des écritures désormais générées sans intervention humaine
−14h/ sem
Récupérées sur les tâches répétitives de saisie
18jlivrable
Entre lancement et bascule en production
Le défi.
Un cabinet en croissance, étouffé par une tâche à zéro valeur ajoutée que personne n'avait le temps d'attaquer.
Le cabinet 5 collaborateurs, 120 clients PME opérait 120 factures fournisseurs par semaine, toutes saisies manuellement par deux assistantes. La direction estimait que l'équipe perdait environ 18 à 20 heures par semaine cumulées sur ce flux : ouverture du mail, ouverture du PDF, recopie dans le logiciel comptable, classement.
Trois problèmes cumulés :
- Croissance bloquée. Impossible d'embarquer de nouveaux clients sans embaucher alors que l'activité aurait pu absorber +30 %.
- Erreurs récurrentes. Saisie manuelle = TVA incorrecte, fournisseur mal-orthographié, doublons. 4 à 6 corrections par semaine, certaines découvertes au bilan.
- Démotivation interne. Les deux assistantes recrutées comme aide-comptables passaient 60 % de leur temps sur de la copie. Risque de turnover réel.
L'objectif fixé en lancement était simple : « rendre au moins 10 heures par semaine à l'équipe, sans dégrader la fiabilité des écritures, en moins de 30 jours ».
Notre approche.
On a découpé le flux en 4 étapes, et automatisé chacune à son rythme.
Plutôt qu'un seul outil monolithique, on a bâti un pipeline où chaque maillon peut être audité, rejoué et amélioré indépendamment. Les écritures sensibles passent par une validation humaine en dernière étape. La confiance se construit, on ne la décrète pas.
02
OCR & extraction IA
OCR + extraction structurée : fournisseur, montants, TVA, n° de facture, échéance, lignes. Tolérance gérée par règles.
Jours 5–1003
Imputation comptable
Modèle de classification entraîné sur 18 mois d'historique du cabinet. Compte de charge, journal, code TVA déduits automatiquement.
Jours 11–1404
Injection & revue
Injection dans le logiciel comptable (API). Les écritures < 500 € sont validées auto. Le reste passe en revue 1-clic dans une UI dédiée.
Jours 15–18Le parti pris qui change tout.
La majorité des solutions sur le marché vendent une boîte noire qui imite l'humain. Nous, on a fait l'inverse : chaque étape produit un artefact lisible (JSON typé, journal d'audit, trace LLM). Si une écriture est rejetée par la comptable, on sait exactement pourquoi et on patche en 10 minutes.
C'est ce qui a permis de passer de 30 % d'écritures auto-validées à 92 % en huit semaines, en itérant chaque vendredi sur les cas d'erreurs.
Ce qui a vraiment bougé.
Trois mois après la mise en production, l'équipe ne touche plus que les factures complexes ou nouveaux fournisseurs. La direction a libéré de la capacité pour embarquer 23 nouveaux clients sans embauche.
Temps rendu
14h/ sem
Soit 728 h sur l'année — l'équivalent d'un mi-temps recruté gratuitement.
Taux d'auto-validation
92%
Sur l'ensemble des factures < 500 € HT. Les autres passent en revue rapide.
Erreurs détectées
−83%
Erreurs de saisie au bilan, vs. les 6 mois précédant la mise en production.
Avant / Après
Mesuré sur 90 jours en production
Avant
- 2 assistantes à 60 % sur la saisie
- ~ 20 h cumulées / semaine
- 4–6 corrections / semaine
- Croissance bloquée par la capacité
→
Après
- 1 personne sur la revue 1-clic
- ~ 5 h cumulées / semaine
- < 1 correction / semaine
- +23 clients embarqués sans embauche
On pensait qu'il fallait embaucher. En fait, il fallait juste arrêter de faire à la main ce qu'une machine fait mieux.
— Et toi ?
On regarde où tu perds tes 14 heures ?
Un audit gratuit de 30 minutes. À la fin, tu repars avec une cartographie de tes 3 plus gros goulots — et combien chacun te coûte par semaine.